档案征文

以档案之框，构企业之窗

----柳州供电局   刘悦

在当今日益科学化、规范化、一体化的企业管理环境下，如何保证企业的核心价值和文化内蕴渗透其中并为整体发展所用，受到了很大重视，但是，如果说企业的软文化是灵魂，那么企业的硬件基础，包括公司文件的规范化管理，高效合理利用便是骨架，都不可忽略。通过一个部门甚或一个企业的纸质和电子文件的利用及管理的窗口，我们可以更透彻的了解企业的整体状况。

在企业日常工作中，员工一般都会接触与本职工作相关联的档案资料，包括纸质及电子的合同、发票、台账、批文等，以此作为岗位工作依据和辅助条件，更好地开展工作。如果档案资料整理有序，电子存档通过了先进规范的软件媒介进行存档，同时配合合理的纸质索引来一一对应，在查询和借阅时会更加省心省时，工作效率乃至整体企业运转也会上一个台阶。

档案资料的有序收集、整理是基础，应渗透在日常工作中。经常会有这样的场景，有些职员在部门资料进行归档整理、分时段提交时，会发现许多文件缺失，造成交于档案室延时，之后一系列的补救措施不断，大大削弱了其他配套及后续工作的进展，耗费了不必要的人力物力。所以在平时的工作中，应该按工作内容、工程项目分类存档。需要的资料也应按归档条目一一对应收集，按月或分时段整理。总之，档案室要求的归档内容，部门自身也要按其标准作好分类和内容收集，这便是归口与始端无缝对接。也许自身按照工作时序和内容来分类存档很方便，但却不是最适合与其它部门包括档案室来进行交流和合作的，应该两者融合，通过与其它几个部门的沟通讨论，选择最优的方式收集整理。通过档案初始整理的规范程度，可以窥见部门甚至企业的运转效率，也是了解企业的一个窗口。

档案文件的检索应用及统计，也应做到电子表格及配套文件的条理清晰、完整。比如部门合同的统计，应当按工作流程步骤进行细化，每个工程的合同管理表格应当包含如下内容：其前期批复及合同签订情况（合同的初始和核定金额及时间、总投资、批复内容的关键数据）；中期项目进展、结算情况（包括初步和调整后的工程进展、配套的工程成果的存盘整理）；后期相关资料的存档、与其它工程配合的整体完成情况、时间节点的梳理统计等。如果将所有能考虑到的数据都统计在表格中，并配合有效的检索方法，查询时便可事半功倍，发挥最大的应用功效。当然，纸质的合同也应有合适的检索方法，按年，按工程分类，与电子表格配套一致，方便同步配合查询应用。由此，档案的框架又进一步得到了完善，为部门或企业的规范化程度提供了更明晰的窗口。

档案资料的维护，也是一个需要重视和科学进行的步骤。毕竟思维具有局限性，不可能一次将所有需要的数据资料整理、备份完全，何况部门或企业的档案整理更是繁琐零碎。维护可分时分段进行，不能等到需要归档时再一次性梳理。平时多与需要配合或应用到档案的部门进行沟通协商，将现有的数据和资料进行维护。比如合同及项目资料的归档，档案室需要的资料是哪些，有什么要求，扫描件和纸质的内容的格式等，这些虽然看似微小的细节，实则体现了相关管理人员的职业素养和工作经验。单就以归档的合同扫描件为例，若档案室需要审批表、合同原件、廉洁协议、委托书和配套文件，包括盖章和签字的要求，如果这些全部考虑周全并在平时合同管理时加以注意，按要求收集，那么就不用年底一次性再单独每个检查、逐个扫描，而只用做出对应的表格进行登记，按条目检索并存档，节省的工作量也是巨大的。

档案的纸质和电子资料的管理，是相辅相成的两个方面，纸质的更多需要管理人员的智慧，而电子的管理需要先进配套的软件和实时维护，在现今数字电子化普及的大环境下，电子档案的运用和存储更是大势所趋，所以提高自身的电脑运用、相关软件的适应和使用能力，也是必不可少的。这样才能更好地适应档案的传统载体形态向数字电子形态的变革，并使企业得到持续发展。至此，通过对档案这一媒介的科学有效的管理，使企业的发展进程得到有效的提高，透过这一载体，为企业整体的前行更好的铺平了道路。

企业可以举办档案业务培训班，员工也应积极学习档案管理知识，多参加公司的学术研讨活动和业务培训，不仅可以提高档案人员的综合管理水平，提升档案管理的科学及规范性，更能拓展相关人员的知识面。

企业不仅需要核心的价值观、使命和职责为其保驾护航，更需要扎实的工作技能、先进的配套设施、完善的数据资料构造框架，提供前行的基础动力。档案作为数据资料的重要一环，看似简单琐碎，实则复杂系统，更需要相关管理人员的智慧和努力。透过档案这一框架，才能更好地探视企业的全局状况和发展进程，为了解及掌控企业这一整体提供窗口。